RODO i email marketing – bez paniki i bez checkboxów

RODO i email marketing – bez paniki i bez checkboxów

Przepisy RODO właśnie weszły w życie i na szczęście na razie świat się z tego powodu nie zawalił..

Niestety strach ma wielkie oczy i świetnie służy tym, którzy chcą go wykorzystać. Dużo słyszy się o tym co wolno czego nie wolno, o tym jakie kary będą i o tym  jakie to wszystko jest straszne tak w ogóle.

Nie pomagają liczne maile w skrzynce, w których niektórzy proszą o kliknięcie i potwierdzenie poprzez wpisanie, że chcesz maile dostawać, u innych wystarczy tylko kliknąć a jeszcze inni tylko informują, że ich polityka prywatności się zmieniła.

Taka to właśnie polityka.

Z racji wykonywanej pracy najwięcej na temat RODO wiem z punktu widzenia email marketingu i o tym będzie ten artykuł.  

Chcę Ci pokazać w jaki sposób możesz prowadzić swój email marketing zgodnie z wymogami RODO, nie poświęcając przy tym niepotrzebnie licznych subskrybentów, którzy mogą stać się Twoimi klientami właśnie dzięki mailom.

 

[alert style=”info”]Klauzula: Nie jestem prawnikiem i ten wpis nie zawiera porady prawnej. Zawsze zalecamy skonsultowanie tego co robisz w biznesie ze swoim prawnikiem i upewnienie się, że działasz zgodnie z prawem.[/alert]

 

Zacznijmy może od uspokojenia emocji

 

Po co to całe RODO?

 

RODO ma na celu wprowadzenie trochę porządku. Pamiętam jak lata temu założyłam skrzynkę mailową na interii – co tam się działo, spamu bez liku. Nie wiem skąd się to brało, ale dostawałam tyle maili od przeróżnych dziwnych firm, że w pewnym momencie ta skrzynka stała się dla mnie bezużyteczna.

 

via GIPHY

 

Głównie w związku z takimi praktykami powstało RODO. Żeby uregulować działalność firm, które przetwarzają ogromne ilości danych oraz handlują nimi. Żeby zastopować działalność firm, które w nielegalny sposób zbierają dane z internetu i robią z nimi co chcą. Czy się to uda nie wiem, ale mam nadzieję, że choć w jakimś stopniu pomoże.

 

Małe biznesy, a już szczególnie te jednoosobowe przetwarzają stosunkowo małe ilości danych.  Nie ma strachu, że od teraz urzędnicy zaczną standardowo pukać do naszych drzwi udowadniając nam, że okienko z checkboxami mamy źle opisane i te 30 osób na naszej liście mailowej mamy nielegalnie…

Nie da się też ukryć, że w zasadzie każdy biznes jakies dane osobowe przetwarza więc ustawa obowiązuje nas wszystkich.

 

A co z wielkimi karami?

 

Jak wspomniałam strach jest świetnym motywatorem, pomaga w sprzedawaniu. Stąd te wszystkie nagłówki o karach w milionach euro.

To oczywiście nie znaczy, że jeśli nie jesteś 100% zgodny z RODO to zaraz poczta przyjdzie rachunek na 25 mln euro.

Po pierwsze ktoś najpierw musiałby poczuć, że jego prawa zostały pogwałcone przez Twoja stronę lub email marketing, wtedy może złożyć doniesienie.

Mało prawdopodobne jest, że wtedy dostaniesz karę od razu, raczej upomnienie i nawołanie do naprawienia sytuacji, o ile w ogóle coś jest nie tak.

Gdyby miało dojść do zapłacenia kary to wg PWC będzie to maksymalnie 2-4% twojego obrotu rocznego.

Weź głęboki oddech ulgi i porozmawiajmy jednak o tym, co zrobić, by tych kar jednak nie płacić, tak będzie lepiej, prawda?

 

To co robić?

Oczywiście nie można zignorować nowych przepisów, trzeba się po prostu upewnić, że działamy zgodnie z nimi.

Nie będę tu próbowała Cię przekonać, że z RODO nawet jest lepiej, choć sama takie maile dostaję, nawet od moich ulubionych marketerów.

Z punktu widzenia prywatnej osoby zgadzam się z tym, że ochrona moich danych osobowych jest ważna.

Jednak jako przedsiębiorca i marketer przyznaję, że RODO jest zwyczajnie uciążliwe.  Są dodatkowe rzeczy do zrobienia. Ciężko się w nich połapać, bo każdy mówi coś innego. Trzeba poświęcić czas i pieniądze do tego by się przygotować. Bądźmy szczerzy, żadna z tego frajda.

Co jeszcze gorsze, jeśli będziesz wprowadzać RODO tak jak większość osób się wydaje, że jest konieczne, to twój email marketing może ucierpieć.

 

 

Jak RODO może wpłynąć na Twój email marketing?

 

Po pierwsze warto sobie zdawać sprawę z tego, że RODO to nie są przepisy na temat email marketingu tylko na temat przetwarzania danych osobowych ludzi. Tak się składa, że email marketing się w to wpisuje – bo wykorzystuje adres email często w połączeniu z imieniem.

Główne założenia ustawy RODO w świetle email marketingu, czyli na podstawie wyrażonej zgody:

  • Zasada przejrzystości – osoba, której dane przetwarzasz ma prawo wiedzieć do czego będziesz ich używał a TY nie możesz ich użyć w innym celu, niż ten na który zebrałeś zgodę. W praktyce oznacza to, że masz obowiązek poinformować subskrybentów, prostym językiem – do czego wykorzystasz ich email adres jeśli go podadzą i zanim to zrobią (lub zanim go potwierdzą).
  • Prawo do wglądu w dane, które przechowujesz na temat danej osoby oraz do tego na jakiej podstawie administrujesz danymi i jak ich używasz – w praktyce musisz być w stanie udostępnić subskrybentowi informacje, które o nim przechowujesz (najczęściej email i imię) oraz być w stanie powiedzieć mu kiedy i na co się zapisał i zgodził.
  • Prawo do zmiany swoich danych osobowych, do ich modyfikowania lub aktualizacji – w praktyce musisz zapewnić subskrybentowi sposób na to by na przykład mógł zmienić adres email na jaki wysyłasz mu maile.
  • Prawo do wycofania zgody na przetwarzanie – w praktyce możliwość wypisania się z listy – link wypisz się w każdym mailu (jak tego nie miałeś do tej pory, to… co z Tobą?)
  • Prawo do zapomnienia, czyli kompletnego usunięcia wszystkich danych danej osoby jakie posiadasz – w praktyce gdyby ktoś o to poprosił musisz być w stanie technicznie usunąć wszystkie dane, które identyfikują taką osobę

 

Wielki mit checkboxów

Oglądając internet i nawet to co robią giganci w świecie email marketingu,  jak Mailchimp czy Mailerlite mogłoby się wydawać, że aby email marketing był zgodny z przepisami RODO należy do form zapisu dodać checkboxy. Nawet widziałam takie stwierdzenie, że im więcej checkboxów tym lepiej…

W przepisach RODO nie ma ani jednego słowa na temat konieczności używania checkboxów. Są one tylko jedną z opcji pobierania zgody.

Nadmierne używanie checkboxów może sprawić, że ilość osób, która się zapisze na listę spadnie, na dodatek będziesz mieć osoby, które wezmą prezent ale na kontakt się nie zgodzą i wtedy po co to wszystko?

Pewnie, że nie chodzi o wielkość list i że chcesz mieć tam tylko chętnych i aktywnych subskrybentów – ale jak mogą się takimi stać skoro od początku się nie zgodzą by od Ciebie słyszeć?

 

Sytuacja wygląda tak, że administratorem danych osobowych możesz stać się na kilku podstawach:

 

Na przykład jeśli ktoś od Ciebie coś kupi.

Taka sytuacja nie wymaga wyrażenia zgody jeśli Twoje dane są konieczne do dokonania transakcji i świadczenia zakupionej usługi. Jeśli jednak przy okazji chcesz skorzystać z tych danych w celu użycia ich do email marketingu, to tu potrzebujesz już zgody, ponieważ jest to inny cel i tu może przydać się checkbox.

Istotne jest, że ten checkbox ani nie może być domyślnie zaznaczony ani nie może być warunkiem do dokonania zakupu, ponieważ nie można uzależniać wykonania usługi od zgody na przetwarzanie danych.

 

W przypadku budowania listy potencjalnych klientów i email marketingu

(Czyli tak jak jak uczymy tego w informatorze) podstawą do przetwarzania danych osobowych jest wyrażenie zgody przez właściciela tych danych.

 

Rozdział RODO na temat przetwarzania danych na podstawie zgody możesz przeczytać tutaj:

https://gdpr.pl/artykul-7-warunki-wyrazenia-zgody

 

Ja wyłuskam tu najważniejsze punkty:

  1. Ty jako administrator musisz być w stanie udokumentować, że osoba wyraziła zgodę.
  2. Jeśli pobierasz zgodę w postaci pisemnej deklaracji, która dotyczy też innych spraw, to zapytanie o zgodę musi być przedstawione odrębnie i jasnym językiem.
  3. Musisz poinformować o prawie do wycofania zgody w każdej chwili.
  4. Zgoda ma być dobrowolna – nie możesz uzależnić świadczenia usługi od uzyskania zgody jeśli do świadczenia usługi przetwarzanie danych nie jest konieczne.

 

Podsumowując:  Użytkownik musi wiedzieć na co się zgadza i że zawsze tą zgodę może wycofać. Nie można też uzależnić wykonania usługi od wyrażenia zgody.

Zobacz przykładową formę do zapisu:

 

 

Jeśli ktoś zapisze się na ten PDF i zaczniesz wysyłać mu email marketing to nie będziesz działał zgodnie z RODO bo nigdzie nie było mowy o email marketingu. Użytkownik zgadza się wiec tylko na przesłanie mu PDFa.

Według teorii checkboxowej odpowiedzią na to są małe okienka. Im więcej, tym lepiej (??!!)

 

 

Problem w tym, że nie możesz uzależnić wysłania PDFa od uzyskania zgody na przetwarzanie danych w innych celach.

Nawet jeśli ktoś nie zaznaczy żadnego okienka, ciągle musisz dostarczyć mu PDF, ale nie możesz wysłać do niego maili.

Nie jest to błędne podejście, wymaga jednak skomplikowanego systemu, do którego wchodzą osoby, które nie zgadzają się na email marketing a im więcej checkboxów tym więcej podgrup, które musisz traktować w osobny sposób.

 

Czy da się to zrobić bez checkboxa?

 

Moim zdaniem tak.

Ale zacznijmy od początku.

 

Z czym każdemu kojarzy się email marketing? Z newsletterem.

 

Czyli kiedy pobierasz zgodę na wysyłanie newslettera to możesz danej osobie wysyłać maile zbiorowe, w których dostarczasz wartość, piszesz fascynujące historie o sobie albo pokazujesz przegląd zdarzeń na blogu i w mediach społecznościowych, tak?

To dobre rozwiązanie dla blogerów.

 

Jeśli jednak jesteś w biznesie to masz jeszcze jedno okienko na zgodę – na wysyłanie ofert handlowych czy treści marketingowych i załóżmy, że część osób się na to zgodzi.

 

Wtedy co się dzieje? Wysyłasz te swoje niewinne newslettery i co jakiś czas, zupełnie nagle do tych ze zgodą na marketing – BAM! wysyłasz oferty handlowe. Z mojego doświadczenia to oni nawet mogą się obrazić, mimo że zgodę wyrazili.

Bo to jest zupełnie jak z reklamą na Polsacie. Siadasz żeby obejrzeć fajny film i w samym środku trzymającej w napięciu akcji BAM! pół godziny reklam.

via GIPHY

 

Prosiłeś kogoś o te reklamy? Czekałeś na nie? Raczej nie…

(no chyba że film trzyma tak w napięciu, że reklamy są Twoją jedyną szansą by skorzystać z WC)

 

Nie po to budujesz w biznesie listę mailingową, żeby serwować ludziom taki efekt, prawda?

 

Przynajmniej ja nie po to. Tak, jeśli jesteś u mnie na liście to chcę Ci pomóc, chcę Ci służyć, chcę budować relację i dużo wiedzy i inspiracji w moich mailach otrzymasz bezpłatnie.

Ale prowadzę biznes i pomóc mogę Ci też z pomocą naszych usług czy kursów online i o tym wspominam też w moich mailach.

Nie w jakichś osobnych mailach.

W tych samych, w których otrzymujesz ode mnie bezpłatną wartość. Prawie w każdym mailu.

A mimo wszystko, kiedy rozmawiam z klientami, to najczęściej słyszę, że cenią sobie moje maile bo ja w nich dostarczam wiele inspiracji i mimo, że sprzedaję, to w nienachalny sposób.

 

 

 

Czym to się różni od systemu newsletter / oferta?

 

Mój system to bardziej takie delikatne lokowanie produktu. Jak pięknie ujął to w słowa Shane Melaugh z Thrive Themes (link po angielsku) – Newsletter jako Usługa.

To taki system, w którym nie wysyłasz co jakiś czas maili typu: kupuj teraz. Tylko cały swój mailing opierasz na tym, czego dotyczy twój biznes i często wspominasz w mailach o usługach które oferujesz, wplatając je w angażujące i wartościowe teksty.

Dlatego tak ciężko było mi przyjąć ideę wielu checkboxów – bo kompletnie nie ma ona sensu w moim podejściu.

To tak jak oglądasz swój ulubiony serial albo film i główny bohater nosi super koszulę albo piękny zegarek.

 

 

Widzisz je kilka razy  i potem w sklepie gdy je zobaczysz to chętnie kupisz. Bo Twój bohater jest taki fajny i piękny, że chcesz wyglądać jak on.

Przyjmując podobne podejście, w twoim email marketingu nie ma osobnych treści ofertowych i nie ofertowych.

Kiedy zapisujesz się na naszą listę, dostajesz serię maili, których celem jest pomóc Ci zdobyć więcej klientów. Dostajesz masę wskazówek jak do tego podejść i jak to zrobić. Możesz zrobić to sam, albo skorzystać z naszej płatnej pomocy.

Dlatego kiedy zapisujesz się na naszą listę, nie mogę rozdzielić newslettera i ofert. U nas to jedna i ta sama usługa.

 

To jak to zrobić?

 

Dostosować określenie tego co oferujesz, tak by było jasne co Użytkownik dostaje.

Podpisujemy się obiema rękami za zasadą przejrzystości – wyraź w jasny, przejrzysty i zrozumiały sposób na co dana osoba wyraża zgodę.

W tej chwili w naszych formach wygląda to tak:

 

Zapisz się na maile pełne biznesowej inspiracji i odbierz schemat stałego dopływu klientów.

Piszemy o tym jak rozwijać biznes oraz informujemy o naszej ofercie.

 

Dlaczego nie mam pod tym checkboxa?

 

Bo nie jest konieczny. Ustawa mówi:

 

Zgoda powinna być wyrażona w drodze jednoznacznej, potwierdzającej czynności, która wyraża odnoszące się do określonej sytuacji dobrowolne, świadome i jednoznaczne przyzwolenie osoby, których dane dotyczą, na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych i która ma na przykład formę pisemnego (w tym elektronicznego) lub ustnego oświadczenia. Może to polegać na zaznaczeniu okienka wyboru podczas przeglądania strony internetowej, na wyborze ustawień technicznych do korzystania z usług społeczeństwa informacyjnego lub też na innym oświadczeniu bądź zachowaniu, które w danym kontekście jasno wskazuje, że osoba, której dane dotyczą, zaakceptowała proponowane przetwarzanie jej danych osobowych.

 

Jeśli nad okienkiem do podania adresu napisane jest: zapisz się na nasze maile pełne inspiracji i ofert, to wpisanie adresu w okienku jest jednoznaczną, potwierdzającą czynnością moim zdaniem. I wystarczy bym mogła przetwarzać ten email w celu dostarczania moich maili, w których są moje oferty i pełno innej dobroci.

Dodatkowo potwierdzam jeszcze na co się ktoś zapisuje w procesie double opt-in, czyli w mailu potwierdzającym email. Jak to robię? No tu jak chcesz sprawdzić, to zapraszam Cię do zapisania się na listę.

 

Czujesz się niewidzialny dla płacącego klienta?
Zapisz się na maile a pomogę Ci to zmienić. Zaczniemy od schematu stałego dopływu klientów.
Piszemy jak rozwijać biznes oraz informujemy o naszej ofercie.
Zapisz się na maile pełne biznesowej inspiracji
i odbierz schemat dopływu klientów
Piszemy o tym jak rozwijać biznes oraz informujemy o naszej ofercie. Chronimy Twoje dane zgodnie z:
>>Polityką Prywatności
Zawsze możesz zrezygnować z subskrypcji

 

Samo RODO nie wymaga double opt-in. W Polsce proces double opt in jest wymagany prawem telekomunikacyjnym, które wymaga potwierdzenia zgody uzyskanej drogą elektroniczną.

 

Czy to rozwiązanie jest 100% zgodne z RODO?

 

Odpowiedź musi być – nie wiem. Dlaczego? Bo nikt nie wie na pewno.

Idź i spytaj kilku prawników, jest duża szansa, że otrzymasz różne odpowiedzi.

RODO to nowe prawo i z upływem czasu będzie się ono krystalizowało.

 

Prawo mówi, że prostym zrozumiałym językiem masz poinformować co będziesz robić z danymi, które uzyskasz na podstawie zgody. Ja jestem chętna polemizować z każdym prawnikiem – co dla Użytkownika mojej strony jest bardziej zrozumiałe:

 

  • Zapisz się na maile pełne biznesowej inspiracji i odbierz schemat. Piszemy o tym jak rozwijać biznes oraz informujemy o naszej ofercie.

Czy:

  • Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z Ustawą taka a taką…. albo wyrażam zgodę na marketing bezpośredni…..

 

Oczywiście, czy z checkboxami, czy z przedefiniowaniem na co się subskrybent zapisuje i tak musisz mieć na względzie przepisy i masz dodatkową pracę jeśli wcześniej miałeś inny system.

Decyzja należy do Ciebie i warto ją skonsultować z prawnikiem.

Osobiście uważam, że to podejście jest dużo lepsze i przyjaźniejsze dla użytkownika niż niezliczone checkboxy pod formą do zapisu. Jest też dużo większa szansa, że ludzie przeczytają w tytule na co się zapisują niż drobny druk z checkboxami, dlatego jest to też bardziej przejrzyste i RODO-przyjazne.

 

Pamiętaj.

Sama zgoda na wysyłanie maili nie załatwia sprawy RODO w Twoim biznesie. Jest tylko jednym aspektem.

W kwestii email marketingu mogę jeszcze podpowiedzieć, że musisz się upewnić, że:

  1. Jesteś w stanie udowodnić uzyskanie zgody – na co była wyrażona i kiedy
  2. W każdym mailu zawierasz link do wypisania się i teraz najlepiej również do modyfikacji danych
  3. Przy zapisie informujesz też, że dane są przetwarzane zgodnie z polityką prywatności (nie musisz mieć checkboxa ale musisz mieć politykę prywatności zgodna z przepisami RODO) i że zawsze można zgodę cofnąć
  4. Rozwiązania których używasz do email marketingu (programy, serwery) działają zgodnie z RODO i masz podpisaną z nimi umowę na przetwarzanie danych.

 

W innych kwestiach poszukaj zaufanego prawnika, który pomoże Ci wdrożyć RODO.

 

A jeśli chcesz zobaczyć jak w Informatorze prowadzimy email marketing, to zapraszam na nasze maile:

 

Czujesz się niewidzialny dla płacącego klienta?
Zapisz się na maile a pomogę Ci to zmienić. Zaczniemy od schematu stałego dopływu klientów.
Piszemy jak rozwijać biznes oraz informujemy o naszej ofercie.
Zapisz się na maile pełne biznesowej inspiracji
i odbierz schemat dopływu klientów
Piszemy o tym jak rozwijać biznes oraz informujemy o naszej ofercie. Chronimy Twoje dane zgodnie z:
>>Polityką Prywatności
Zawsze możesz zrezygnować z subskrypcji